Privacy statement

Deze verklaring geeft informatie over hoe Everest Notariaat N.V., hierna te noemen “Everest”, omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Everest Notariaat N.V.
Adres: Ptolemeauslaan 54
Postcode / Plaats: 3528 BP Utrecht
Contactpersoon: C.G. Zijerveld
e-mail adres: [email protected]

Onze dienstverlening
Everest vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten; en/of
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en/of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van notariële akten, aanverwante overeenkomsten, overige onderhandse documenten, of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Wanneer Everest een notariële akte of onderhands document opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in een notariële akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  • Zodra de notariële akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe notariële akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, de notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Everest geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn met betrekking tot de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Ten aanzien van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst.
Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, uw geboortedatum en –plaats, uw burgerlijke staat, en persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Wanneer Everest persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • openbare registers, waaronder het Kadaster;
  • makelaar of andere adviseur / tussenpersoon in verband met een koopovereen komst waarin u één van de partijen bent;
  • schenker;
  • bank;
  • betrokken adviseur in brede zin in verband met het uitvoeren van een opdracht waarin u één van de partijen bent;
  • basisregistraties Personen (BRP)

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Everest geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Everest verstrekt persoonsgegevens, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, aan de volgende ontvangers:

  • Kadaster;
  • Handelsregister, Kamer van Koophandel;
  • Belastingdienst;
  • Centraal (levens)testamentenregister;
  • Andere registerhouders/

Alleen met uw toestemming worden documenten waarin uw persoonsgegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals uw makelaar, financieel adviseur of uw accountant.

Persoonsgegevens worden door Everest niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Everest niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Everest gebruikt op de website www.everestnotariaat.com alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door Everest worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

  • Recht van inzage van de betrokkene  U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Everest verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
  • Recht op rectificatie  Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
  • Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)  Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
  • Recht op beperking van de verwerking  Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Everest wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens  Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Beveiligen van uw persoonsgegevens
Everest neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Everest stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Everest dan horen wij dit graag via [email protected] U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl