Spoedwet met coronamaatregelen in werking getreden
De wet voorziet sinds 1 januari 2007 in de mogelijkheid tot een digitale aandeelhoudersvergadering, mits dit expliciet in de statuten is opgenomen. Dus overweegt u een virtuele aandeelhoudersvergadering? Kijk eerst uw statuten na!
Virtuele aandeelhoudersvergadering
De wet voorziet sinds 1 januari 2007 in de mogelijkheid om per elektronisch communicatiemiddel aanwezig te zijn bij de aandeelhoudersvergadering. Echter moet deze mogelijkheid expliciet in de statuten zijn opgenomen.
Wanneer deze mogelijkheid statutair niet is geregeld, is het dus op grond van het Burgerlijk Wetboek niet mogelijk om als aandeelhouder door middel van een elektronisch communicatiemiddel de vergadering bij te wonen.
Aanvullende eisen
Wanneer de statuten wel voorzien in de mogelijkheid van een virtuele aandeelhoudersvergadering, stelt de wet de volgende aanvullende eisen:
- de aandeelhouder moet via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd door de overige aanwezigen;
- hij moet rechtstreeks kennis kunnen nemen van het verhandelde in de vergadering; en
- hij moet het stemrecht kunnen uitoefenen.
Bovendien kunnen de statuten aanvullend eisen dat de aandeelhouder zelf kan bijdragen aan het overleg tijdens de aandeelhoudersvergadering.
Een volledige virtuele aandeelhoudersvergadering is nog niet mogelijk omdat er nog altijd een fysieke plaats van vergadering moet zijn. Een gedeeltelijk virtuele aandeelhoudersvergadering is mogelijk, mits de statuten daarin voorzien en er voldaan wordt aan hiervoor genoemde wettelijke en statutaire vereisten. Deze eisen vragen een deugdelijke wijze van communiceren tussen aandeelhouders onderling, waarbij de digitaal aanwezigen kunnen worden geïdentificeerd. Het is wettelijk niet nodig dat de aandeelhouder zelf mee kan praten, maar de statuten kunnen deze aanvullende eis wel bevatten.
Kortom: overweegt u een virtuele aandeelhoudersvergadering, kijk eerst uw statuten na!
Wanneer deze voor 1 januari 2007 voor het laatst zijn gewijzigd, dan zullen de statuten in ieder geval niet voorzien in de mogelijkheid tot virtueel vergaderen.
De wetgever heeft recent onderkend dat het houden van een aandeelhoudersvergadering voor sommige vennootschappen de enige wettelijk toegestane wijze van besluitvorming is, maar dat het houden van een aandeelhoudersvergadering op dit moment vanwege de coronarichtlijnen niet mogelijk is.
Daarom heeft de wetgever een spoedwet gemaakt die het volgende mogelijk maakt:
- het is mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk uitsluitend via elektronische middelen te communiceren, mits dat in de oproepingsbrief voor de vergadering wordt gemeld;
- het bestuur kan bepalen dat aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de aandeelhoudersvergadering mits de vergadering langs elektronische weg te volgen is en aandeelhouders tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering de gelegenheid hebben om vragen te stellen;
- de gestelde vragen dienen uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord te worden en de antwoorden moeten daarnaast op de website of een ander toegankelijk middel gedeeld worden;
- het bestuur moet zich ervoor inspannen dat tijdens de vergadering vragen kunnen worden gesteld;
- wanneer een aandeelhouder niet optimaal kan deelnemen aan de digitale aandeelhoudersvergadering, doordat hij bijvoorbeeld geen vragen heeft kunnen stellen tijdens de vergadering, dan heeft dat geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming;
- het bestuur kan bepalen dat stemmen alleen elektronisch kunnen worden uitgebracht, mits dat in de oproepingsbrief staat vermeld; en
- het bestuur kan besluiten de termijn voor het opmaken van de jaarrekening met vijf maanden te verlengen. De aandeelhoudersvergadering kan niet nogmaals besluiten de termijn te verlengen.
Deponeren jaarrekening
Voor vennootschappen met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar betekent de laatste regel dat, wanneer het bestuur de termijn verlengt, de jaarrekening uiterlijk op 31 oktober 2020 opgemaakt moet zijn. De uiterlijke termijn voor het deponeren van de jaarrekening is echter niet gewijzigd, waardoor vennootschappen met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar de jaarrekening 2019 in ieder geval voor 31 december 2020 moeten deponeren. Wanneer dat vanwege het coronavirus niet lukt, geldt een te late deponering niet als bewijsvermoeden van onbehoorlijke taakvervulling voor het aansprakelijk stellen van bestuurders bij een faillissement.
De spoedwet is aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer en is op 24 april 2020 in werking getreden, met terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020. De regels gelden tot 1 september 2020.
Ook voor verenigingen, coöperaties, naamloze vennootschappen en stichtingen zijn vergelijkbare spoedmaatregelen aangenomen.